Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal conform art. 13 și 14 din reg. (UE) nr. 679/2016

I. CATEGORII DE DATE CU CARACTER PERSONAL Open Content

Prelucrăm Datele dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv anumite Categorii speciale de date cu caracter personal despre dumneavoastră (denumite în continuare „Categorii speciale de date”), în calitatea dumneavoastră de:

• Reprezentant legal sau convențional al unui partener contractual al Selgros;
• Membru (angajat, colaborator etc.) al unui partener contractual al nostru (persoană juridică) desemnat ca persoană de contact sau persoană implicată în încheierea și executarea contractului / menținerea relației contractuale cu societatea din care faceți parte;
• Reprezentant sau persoană de contact din partea unei instituții sau autorități publice;
• Reprezentant, persoană de contact, cadru didactic din partea unei instituții de învățământ;
• Reprezentant sau persoană de contact al unui potențial partener contractual;
• Partener contractual al nostru – persoană fizică pentru a putea stabili şi menţine relații contractuale cu dumneavoastră. Este necesar să prelucrăm anumite informații care se referă la dumneavoastră pentru a putea iniţia și menține colaborarea;
• Persoană fizică - șofer și/sau proprietarul unui autovehicul - implicată într-un accident auto care a avut loc în locațiile Selgros sau care s-a produs în legătură cu un autovehicul/autoturism deținut de Selgros
• Persoană fizică care, prin fapta sa, a produs o vătămare corporală sau un prejudiciu material în cadrul unui magazin Selgros (sau parcarea acestuia)

Categoriile de date:

Putem prelucra DCP care vă privesc precum: Nume / prenume, adresă de email, date de contact (adresă de domiciliu, cod poştal, oraş), număr de telefon; poziţie / funcţie la locul de muncă; număr de identificare fiscală/ detalii fiscale; cont bancar; număr de cont / număr client; semnătură (dacă atribuțiile dvs. implică și semnarea de documente în relație cu Selgros); detalii referitoare la incident, respectiv date referitoare la autovehicul şi proprietarul autovehiculului, în cazul asigurărilor; date referitoare la vânzător / client; adrese ip; date de identificare dispozitiv; imagini; iar în anumite situații, poate fi nevoie de prelucrarea CNP-ului sau a datelor cuprinse în Cartea de Identitate.

II. SURSELE DATELOR CU CARACTER PERSONAL Open Content

Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi colectate de noi din diverse surse cum ar fi:

• Direct de la dumneavoastră, când sunteţi parte într-un contract încheiat cu noi sau cand ne solicitaţi diverse informaţii sau servicii;
• De la angajatorul dumneavoastră, în cazul în care avem un contract încheiat cu acesta sau când urmează să desfăşurăm proceduri în vederea încheierii unui astfel de contract;
• Ca urmare a corespondenţei purtate cu dumneavoastră sau cu un partener de afaceri care ne furnizează datele dumneavoastră;
• Din surse publice, cum ar fi Registrul comerţului, Monitorul oficial sau presă, diverse website-uri;
• De la dvs. sau de la asigurătorii noştri ca urmare a unui eveniment în care sunteţi implicat care constituie un risc asigurat pentru societate sau în legătură cu care ni se cer din partea asigurătorilor datele persoanelor implicate.

III. SCOPURILE ȘI TEMEIURILE PRELUCRĂRII DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL Open Content

SCOPURI	TEMEI LEGAL
Gestionarea și desfășurarea relației contractuale cu partenerii, gestionarea contractelor, monitorizarea executării obiectului contractului și a îndeplinirii obligațiilor contractuale	Interes legitim constând în interesul comun de a desfășura o relație contractuală Temei contractual Obligație legală
Efectuarea de plăți în raport cu furnizorii de bunuri, prestatorii de servicii; gestiunea bilanțurilor și reconcilierea conturilor; păstrarea documentelor justificative (e.g. contracte, note de recepție, avize de livrare, facturi) încheiate cu partenerii, în vederea justificării plăților (scopuri financiar-contabile)	Interes legitim constând în interesul comun de a desfășura o relație contractuală Temei contractual Obligație legală
Monitorizarea plăților datorate de către clienți, transmiterea de notificări, gestionarea riscului de neplată, administrarea activității de recuperare creanțe	Interes legitim constând în interesul comun de a desfășura o relație contractuală și de apărare și valorificare a drepturilor de care beneficiem potrivit contractului
Respectarea obligațiilor financiare, activităţi de trezorerie, emitere scrisori de garanţie bancară, activităţi de gestionare a bazei de date clienţi/ furnizori, audit, bugetare	Interes legitim constând în interesul de a desfășura relații comerciale, de organizare internă și verificări intragrup Temei contractual Obligație legală
Îndeplinirea operațiunilor de înregistrare/păstrare a evidenţelor contabile, depunere de situații financiare, declarații privind taxe și impozite, efectuarea de raportări către autorităţile statului	Obligație legală
Constatarea, exercitarea sau apararea unui drept contractual în instanță; proceduri extrajudiciare în legătură cu încheierea sau executarea contractului	Interes legitim de apărare și valorificare a drepturilor de care beneficiem Obligație legală
Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept extracontractual în instanță, angajarea răspunderii dvs. delictuale în cazul în care, prin fapta dvs., ați produs o vătămare corporală și/sau un prejudiciu material angajaților, clienților, partenerilor Selgros sau bunurilor acestora, ori bunurilor Selgros	Interes legitim de apărare și valorificare a drepturilor de care beneficiem Obligație legală
Gestionarea relației cu instituțiile publice și autoritățile, inclusiv în legătură cu obținerea, reînnoirea sau actualizarea autorizațiilor/ avizelor/ permiselor/ certificărilor necesare pentru desfășurarea activității, precum și în legătură cu inspecțiile, cererile de informații, plângerile contravenționale (de ex. Recom, OSIM, ANPC, Consiliul Concurenței, ANSPDCP, Min.Mediului, MADR, ANCPI și OCPI, ANSVSA, DSP, DSV, ITM, AEGRM, Poliție etc.	Interes legitim în derularea activității curente și de apărare și valorificare a drepturilor de care beneficiem conform legii. Obligația legală de a furniza date in scopul desfășurării procedurilor judiciare și extrajudiciare, în legătură cu încheierea și executarea contractului.
Controlul/facilitarea accesului la resurse informatice, activităţi operaţionale de suport informatic	Interes legitim în derularea activității curente și securitate a echipamentelor informatice
Gestionarea dosarelor de daună în domeniul asigurărilor	Interes legitim constând în apărare și valorificare a drepturilor potrivit polițelor de asigurare Obligații legale
Realizarea de activităţi de sponsorizare a unor organizații non-profit (în domenii precum mediu, educație, sport, sănătate, umanitar etc.) precum și efectuarea și derularea de programe educaționale (de ex. învățământ dual)	Interes legitim Contract Obligații legale

 

TRANSFERURI DE DATE, DESTINATARI ȘI TEMEIUL LEGAL AL ACESTOR TRANSFERURI

1. Destinatari

Transferăm DCP altor societăți din grupurile Coop și TransGourmet din care face parte Selgros, în măsura permisă de legislația aplicabilă pentru interesele legitime ale Selgros, pentru scopurile de mai sus și pentru scopuri de administrare internă intragrup.

În cadrul operațiunilor sale comerciale curente, pentru îndeplinirea scopurilor de mai sus, Selgros poate utiliza serviciile unor parteneri contractuali, prestatori de servicii – terți sau alte societăţi din cadrul grupurilor Coop și TransGourmet – unii dintre aceștia având calitatea de persoane împuternicite de operator, pentru activități de consultanță, furnizori ai unor aplicații de gestiune a documentelor contractuale, de recepție sau livrare marfă, de înregistrare a documentelor financiar contabile, facturare electronică, furnizori de găzduire a acestor aplicații, societăți care acționează ca intermediari în relația cu clienții sau partenerii, intermediari în asigurări, societăți de monitorizare, pază și protecție, agenții de publicitate, furnizori de servicii de arhivare etc. Depunem toate eforturile pentru a ne asigura că toate persoanele fizice sau juridice cu care colaborăm prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal în condiții de siguranță și legalitate. Divulgăm către persoanele împuternicite numai acele date cu caracter personal necesare pentru prestarea serviciilor sus menționate, în condițiile asumării, de către persoana imputernicită, a obligațiilor de confidențialitate și prelucrare a acestora cu respectarea principiilor legale și a instrucțiunilor noastre, solicitându-le acestora să nu utilizeze datele cu caracter personal în niciun alt scop decât cele legate de executarea contractului.

Selgros și/sau alte societăţi din grupurile Coop și TransGourmet pot transfera DCP unor agenții guvernamentale și de reglementare (de exemplu : autorităților fiscale), case naționale de asigurări sociale, instanțe și alte autorități guvernamentale, conform prevederilor legislației aplicabile, în baza Art. 6(1) (c) GDPR.

Orice alți terți la care apelează Selgros sau cu care intră în contact în virtutea legii, a obligațiilor statutare sau pentru apărarea și exercitarea unor drepturi (ex. auditori financiari, contabili, avocați, consultanți fiscali, emitenți de tichete cadou, societăți de asigurare, societăți care asigură întreținere tehnică) nu au rolul de a prelucra datele în numele Selgros, însă pot avea acces la aceste date în îndeplinirea sarcinilor sau în interacțiunile lor cu Selgros, prelucrând datele în calitate de operatori de date.

2. Transferuri de date transfrontaliere

Transferăm DCP ale dumneavoastră în afara țării în care vă aflați, către societăți din grupurile Coop și TransGourmet din care face parte Selgros sau prestatori ai acestora. Unii destinatari sunt situați în afara Uniunii Europene, în țări pentru care Comisia Europeană a emis hotărâri de conformitate, cum ar fi Elveția.

În fiecare caz, transferul este recunoscut ca oferind un nivel adecvat de protecție a datelor din perspectiva legislației europene privind protecția datelor (Art. 45 GDPR).

Ne asigurăm că toți ceilalți destinatari aflați în afara SEE oferă un nivel adecvat de protecție a datelor și că au implementat măsuri de securitate tehnice și organizaționale adecvate pentru protejarea DCP împotriva prelucrării nelegale, respectând instrucțiunile noastre.

Toate transferurile ulterioare (inclusiv către afiliații noștri din afara SEE) fac obiectul cerințelor de transfer stipulate de legislația aplicabilă.

V. PERIOADE DE STOCARE Open Content

DCP prelucrate în scopurile menționate mai sus vor fi păstrate doar atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor de prelucrare menționate mai sus, pe durata relației dumneavoastră de muncă/colaborare/asigurare stabilită cu entitatea cu care Selgros a stabilit relaţii contractuale/ a intrat în contact/ către care a fost nevoită să comunice datele, precum şi ulterior, în conformitate cu dispoziţiile legale aplicabile sau în scopul documentării încetării adecvate a relației de colaborare – potrivit termenelor prevăzute, de exemplu, de legislația fiscală și contablă, sau perioada necesară protejării drepturilor Selgros; totodată, dacă se inițiază o măsură/acțiune legală, DCP pot fi păstrate până la finalul acestei acțiuni, inclusiv eventualele perioade de prescripție iar apoi vor fi șterse sau arhivate, conform prevederilor legislației aplicabile şi/sau Politicii de Stocare a Datelor Selgros.

În principiu, vă vom păstra DCP pe durata solicitată sau permisă de legislația aplicabilă. Ulterior, vom elimina/șterge DCP din sistemele și evidențele noastre și/sau vom lua măsuri pentru a le anonimiza, astfel încât să nu mai puteți fi identificat în baza acestora. În toate cazurile, DCP din contractele, comunicările și alte documente pot fi supuse unor cerințe legale de păstrare, care necesită, în principiu, păstrarea de până la 10 ani.

VI. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ Open Content

În temeiul prevederilor Regulamentului UE nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, vă informăm că aveți următoarele drepturi:

1. Dreptul de acces: Aveți dreptul de a vi se comunica, la cerere, dacă DCP care vă privesc sunt prelucrate și aveți dreptul de a solicita accesarea acestora. Informațiile includ, printre altele, scopurile Prelucrării, categoriile de date cu caracter personal afectate și destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost divulgate sau le vor fi divulgate DCP.

Aveți dreptul de a obține o copie a DCP care vă privesc, prelucrate de Selgros. Pentru copii suplimentare, vă putem percepe o taxă rezonabilă, ținând cont de costurile administrative.

2. Dreptul la rectificare: Aveți dreptul de a obține din partea noastră rectificarea DCP incorecte. În funcție de scopul Prelucrării, aveți dreptul de a completa DCP incomplete, inclusiv prin intermediul unei declarații suplimentare.

3. Dreptul la ștergere ("dreptul de a fi uitat"): Aveți dreptul de a ne solicita să vă ștergem DCP atunci când datele nu mai sunt necesare scopului, au fost prelucrate ilegal sau ștergerea este necesară pentru conformarea cu legislația UE sau română.

4. Dreptul la restricţionare: Aveți dreptul de a solicita restricționarea prelucrării DCP care vă privesc. În acest caz, datele respective vor fi marcate și pot fi prelucrate de noi doar în anumite scopuri.

5. Dreptul la portabilitatea datelor: Aveți dreptul de a primi DCP pe care ni le-ați furnizat, în format structurat, comun și care poate fi citit de aparate, și aveți dreptul de a transmite aceste date unei alte entități fără obiecții din partea noastră.

6. Dreptul de a vă opune:

Aveți dreptul de a vă opune, pe motive legate de situația dvs., în orice moment, față de prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal de către noi, atunci când prelucrarea este întemeiată pe interesul nostru legitim, solicitându-ne să nu vă mai prelucrăm datele cu caracter personal. Dacă aveți dreptul la opoziție și vi-l exercitați, nu vom mai prelucra datele dvs. cu caracter personal în scopul respectiv. Exercitarea acestui drept nu presupune niciun cost.

Acest drept poate fi invalidat în special dacă prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal este necesară pentru formalitățile aferente încheierii unui contract sau pentru îndeplinirea unui contract deja încheiat.

7. De asemenea, aveți dreptul de a formula o plângere la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Vă rugăm să luați în considerare faptul că drepturile de mai sus pot fi limitate în baza legislației naționale aplicabile privind protecția datelor.

Drepturile care vă revin potrivit Regulamentului UE nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (denumit în continuare ”Regulamentul UE 679/2016”) și legislația incidentă în domeniu pot fi exercitate în orice moment.

Pentru exercitarea acestora, precum și pentru orice întrebare legată de prelucrarea datelor dvs. de către Selgros, vă rugăm să adresați o solicitare scrisă, datată și semnată, transmisă în atenția Responsabilului cu protecția datelor prin email la adresa dpo@selgros.ro sau prin poștă/curier cu confirmare de primire la adresa Brașov, str. Calea București, jud. Brașov, cod poștal 500299.